Rechnungsstellung an das Kantonsspital Winterthur

Das Kantonsspital Winterthur (KSW) ist bestrebt alle Rechnungen unserer Lieferanten pünktlich und effizient zu begleichen. Um dieses Vorhaben leichter umzusetzen, zentralisieren und digitalisieren wir unseren Rechnungseingang und unsere Rechnungsverarbeitung. Daher gilt ab Mittwoch, 01.02.2023, für alle Lieferanten nur noch die neue Rechnungsanschrift:

Kantonsspital Winterthur
Rechnungsverarbeitung
Postfach
8010 Zürich

Rechnungen, welche an die alte Rechnungsadresse gesendet werden, werden ab dem Stichtag nicht mehr akzeptiert und deshalb an Sie retourniert. Ab dem 01.02.2023 wird es drei verschiedene Möglichkeiten geben, um Rechnungen an das KSW zu stellen:

1. Papierrechnungen (Postweg)

Bis Ende März 2023 können Rechnungen weiterhin über den Postweg an die obenstehende Adresse gesendet werden. Aus Effizienz- und Nachhaltigkeitsgründen bevorzugt das KSW Rechnungen in elektronischer Form. Falls Sie heute Papierrechnungen per Post an das KSW senden, bitten wir Sie zu überprüfen, ob PDF-Rechnungen in Betracht gezogen werden können.

2. PDF-Rechnungen (E-Mail)

Bitte senden Sie zukünftig Ihre PDF-Rechnungen an rechnungsverarbeitung@ksw.ch. Wichtig: Da eine automatisierte Verarbeitung für dieses E-Mail-Postfach erfolgt, gelten folgende Regelungen:

• Als E-Mail Anhänge sind ausschliesslich PDF-Dateien erlaubt
• Es sind keine ZIP-Dateien erlaubt
• Eine E-Mail darf eine oder mehrere PDF-Dateien (Rechnungen) enthalten
• Ein PDF = Immer eine komplette Rechnung (inkl. aller Beilagen und Einzahlungsscheine)
• Beilagen wie z. B. Einzahlungsscheine usw. dürfen nicht als separate PDFs getrennt von den Rechnungen zugesandt werden
• Maximale Grösse einer E-Mail inkl. aller Anhänge sind 10 MB
• Rechnungen müssen immer als PDF-Anhänge angefügt werden – Rechnungen im E-Mail-Text werden nicht verarbeitet und zurückgewiesen
• Der E-Mail-Text an rechnungsverarbeitung@ksw.ch wird nicht bearbeitet, daher bitten wir Sie bei Fragen oder Anliegen die E-Mail korrespondenz.kred@ksw.ch zu verwenden

3. eRechnungen via EDI-Schnittstelle (EDI)

Die effizienteste Möglichkeit der Rechnungsverarbeitung bietet die EDI-Schnittstelle. Die Anbindung ist mit Einmalkosten und Abstimmungsaufwand verbunden. Sie lohnt sich daher erst ab einer höheren Anzahl von Rechnungen pro Jahr. Bei Interesse an einer gewünschten EDI-Anbindung melden Sie sich bitte bei p2p@ksw.ch.

Rechnungsinhalt

Nachfolgend sehen Sie eine Musterrechnung mit unseren Pflichtfeldern. Bitte beachten Sie die Vorgaben (selbstverständlich können Sie dabei Ihr eigenes Rechnungs-Layout beibehalten), andernfalls kann Ihre Rechnung abgelehnt werden. Wichtig: Die Bestellnummer /-referenz vom KSW muss zwingend auf der Rechnung aufgeführt werden.